Equipe operacional realiza triagem em documentos do Ipaseal Saúde

Texto de Ana Rita Moura

A Comissão de Gestão Documental do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do Estado de Alagoas (Ipaseal Saúde) obteve um grande avanço este mês, com a aquisição dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s). As vestimentas e assessórios de segurança utilizados pela equipe operacional permitirão o bom andamento, a ampliação e o fortalecimento do Projeto de Gestão Documental (Progedoc).

Supervisionados pelo consultor de Gestão Documental, o arquivista Geraldo da Silva Filho, a Comissão de Gestão Documental iniciou a instrumentalização dos mecanismos que conduzirão o direcionamento do cronograma de execução das atividades.

O trabalho acontece por meio da separação da massa documental. Esta triagem é realizada de forma individual. É verificado o estado de cada documento, a sua classificação, se existe duplicidade, entre outros procedimentos padrões necessários para a qualidade e a agilidade processual.

Depois de separados, os documentos serão guardados em estantes específicas e caixas-arquivo (antimofo) nos arquivos gerais. O processo para a aquisição destes materiais está em andamento.

“Já definimos os locais para a instalação dos arquivos gerais do prédio-sede do Ipaseal Saúde. Será uma área de 25,84 m², com capacidade para 68 estantes e 2.040 caixas-arquivo. No Centro Clínico foi destinada uma área de 53,51 m² com espaço para 69 estantes e 2.070 caixas-arquivo”, esclarece Geraldo Filho.

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Todo este processo é desenvolvido pela equipe operacional. Os procedimentos arquivísticos são executados de acordo com a legislação e técnicas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

A equipe operacional é formada pelo coordenador do projeto e historiador Alfredo Ramos; a administradora Alba Célia Almeida; a pedagoga Genura Ribeiro e o publicitário José Vieira Neto.

Bens Inservíveis

Outra importante ação se refere ao estudo da constituição da Comissão de Análise de Bens Inservíveis. Ela será responsável pelo cumprimento do Decreto Estadual nº 17.930/2012, que estabelece normas e procedimentos relativos ao descarte ou à alienação e à baixa de bens móveis patrimoniais dos órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo. “O volume de materiais inservíveis existentes no Ipaseal Saúde é de um quantitativo considerável”, afirma Geraldo Filho.

Fonte: Agência Alagoas

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