Estado inicia a implantação do Sistema Eletrônico de Informações

Texto de Igor Gouveia

Imagine um cenário em que não existe mais montes e montes de processos atolados e, principalmente, morosidade no andamento de pautas importantes dentro das secretarias e órgãos do Executivo alagoano.  Apesar parecer distante, esta realidade está tomando corpo em Alagoas. Isso porque, a Estado começou, por meio da Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag), o processo de implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

A plataforma, que possui um conjunto de módulos e funcionalidades, promove, sobretudo, a eficiência na administração. Uma das principais inovações do sistema é a informatização dos processos e documentos que, a partir da efetivação do SEI, passarão a circular apenas por meios eletrônicos, eliminando assim o uso do papel.

“De modo geral, o SEI é uma plataforma eletrônica on-line que faz a tramitação ágil de processos e documentos. A intenção desse sistema é fazer com que a burocracia existente dentro da máquina pública diminua e a velocidade dos procedimentos de governo aumente. Além, é claro, de melhorar significativamente a transparência e reduzir os custos”, explica o secretário titular da Seplag, Fabrício Marques Santos.

Para o sistema ser implementado em Alagoas, foi firmado um acordo de cooperação técnica com o Ministério do Planejamento, por meio da Seplag. Inicialmente, apenas alguns procedimentos e processos serão realizados através do SEI, mas, conforme o termo assinado, a federação precisa ter o sistema em pleno funcionamento, ou seja, atendendo as 48 instituições de seu organograma, em até 5 anos.

“Estamos montando todo um cronograma de implantação do projeto piloto, priorizando alguns pontos que, atualmente, são de atenção para a Secretaria.  É preciso, entretanto, explicar que com a centralização eletrônica, as trocas entre algumas áreas ficam extremamente mais rápidas. Para se ter uma ideia, em um cenário ideal, um documento que precisava ser protocolado e levado entre duas secretarias ou órgãos é enviado e recebido imediatamente. Isso é possível por conta do sistema de legitimidade que há dentro dele”, completa Fabrício Marques Santos.

Um bom exemplo de um procedimento que deve, ao fim do processo de implementação do SEI, ser afetado positivamente é a solicitação da aposentadoria. Hoje, por conta de diversos entraves, o Estado ainda demora a completar todas as etapas deste ato administrativo.  Neste sentido, o SEI terá um papel importante já que ele, com o auxílio de todas as suas funcionalidades, facilitará a comunicação entre todas as partes envolvidas.

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Solução nacional

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, o SEI foi escolhido como solução para o Processo Eletrônico Nacional. A iniciativa foi do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e teve como intuito básico de criar uma infraestrutura pública de processos e documentos eletrônicos.

Agora, a Secretaria do Planejamento está uniformizando todos os seus processos internos, padronizando os formulários existentes e, principalmente, estabelecendo uma política de gestão de documentos junto ao Arquivo Público do Estado. A expectativa é que tudo isso já esteja totalmente integrado até o segundo semestre de 2018. Em paralelo, alguns órgãos e secretarias estaduais prioritárias também entrarão no processo.

“Além da economia com os materiais gastos na montagem dos processos, como papéis, capas e grampos, o SEI será fundamental para melhoria da eficiência e aperfeiçoamento das rotinas de trabalho. Evitando, por exemplo, o envio de documentos físicos para locais externos, eliminando o risco de perdas e extravio na circulação dos documentos”, salienta o titular da Seplag.

Passo a passo

E para que qualquer processo de mudança dê certo, é necessário, sobretudo, um bom planejamento de capacitação. Afinal, diversos servidores precisarão lidar com o SEI a partir de agora.

Pensando nisso, a Seplag já está desenvolvendo ações de capacitação em parceria com a Escola de Governo. Além de terem acesso a conhecimentos técnicos sobre a utilização dos computadores, os servidores, aos poucos, também terão capacitações específicas sobre o SEI.

A expectativa, segundo a Seplag, é que os trabalhos em relação ao processo de implementação do sistema já estejam a total vapor nos próximos meses.

Fonte: Agência Alagoas

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